Im Team wichtige Entscheidungen zu treffen kann ein ganz schön langwieriger Prozess sein. Mal hat jemand die Verantwortung für eine Aufgabe, aber nicht die nötigen Befugnisse für den Beschluss, mal werden Entscheidungen nach einer Woche wieder rückgängig gemacht. Ein RACI-Chart kann helfen, solche Komplikationen zu vermeiden.

Probleme bei der Entscheidungsfindung können in einem Projektteam schnell mal den Erfolg des ganzen Projekts infrage stellen, insbesondere wenn es an klaren Rollen und Verantwortlichkeiten fehlt. Ein RACI-Chart ist ein hervorragendes Tool, um dieses Problem zu lösen.

Was ist ein RACI-Chart?

Ein RACI-Chart, auch RACI-Matrix oder RACI-Diagramm genannt, ist ein Diagramm zur Darstellung der wichtigsten Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb eines Projekts. Im RACI-Chart wird die Rolle jeder Person im Projektteam auf Aufgabenebene visuell dargestellt. So ist nicht nur auf einen Blick klar, wer wofür verantwortlich ist, sondern man hat auch ein nützliches Werkzeug, um die Arbeitslast zu verteilen und Verantwortliche für Entscheidungen festzulegen.

Gartner stellt fest: „Viele wichtige organisatorische Initiativen starten, ohne dass sich auf Entscheidungsbefugnisse geeinigt wurde. Dieses Versäumnis wird im späteren Prozess oft schmerzhaft bewusst und verursacht unnötige Sorgen und Frustration.“ (Vollständiger Report in Englisch für Gartner-Kunden verfügbar.) Mit einem RACI-Chart lässt sich diese Frustration schon zu Beginn des Projektes vermeiden.

Wofür steht RACI?

Das Akronym RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed (zuständig, rechenschaftspflichtig, konsultiert, zu informieren). Die Buchstaben sagen aus, auf welche Weise Personen bei bestimmten Aufgaben oder Meilensteinen involviert sind. Das ist ihre Definition:

So erstellst du einen RACI-Chart

Mit den folgenden sechs Schritten kannst du deinen eigenen RACI-Chart erstellen.

Hier findest du eine RACI-Chart-Vorlage (unter dem leeren Diagramm ist beispielhaft ein RACI-Chart für die Erstellung einer Website angegeben). Befolge die nachstehenden Schritte, um das Diagramm für dein Projekt auszufüllen.

RACI-Chart-Template herunterladen

Schritt 1: Identifiziere die Teammitglieder

Dazu können beispielsweise Projektmanager, leitende Auftraggeber, Produktmanager, Softwareentwickler und Analysten gehören.

Schritt 2: Identifiziere die wichtigsten Meilensteine des Projekts

Bei der Erstellung einer Website gehören dazu beispielsweise das Website-Design, Tests und die Abnahme durch den Kunden.

Schritt 3: Zeichne eine Matrix mit einer Zeile für jedes Teammitglied und einer Spalte für jede Aufgabe bzw. jeden Meilenstein

Dafür kannst du einfach Microsoft Excel oder ähnliche Tools nutzen.

Schritt 4: Schreibe in jede Zelle den Buchstaben R, A, C oder I entsprechend der Rolle der einzelnen Personen für jede Aufgabe

Beim Meilenstein der Abnahme durch den Kunden wäre beispielsweise der Projektmanager verantwortlich dafür, die Genehmigung des Kunden einzuholen, die Auftraggeberin wäre rechenschaftspflichtig und die Entwicklerin müsste über das Ergebnis informiert werden.

Schritt 5: Diskutiere und analysiere das Diagramm und hole das Einverständnis des Projektteams ein

In unserem Beispiel ist es etwa denkbar, dass die Auftraggeberin die Person sein möchte, die die Kunden zur Abnahme trifft. Dann wäre sie also für diese Aufgabe verantwortlich.

Schritt 6: Teile den RACI-Chart mit allen Beteiligten. Du kannst ihnen die Datei einfach per E-Mail senden

Besonders gut gefällt uns dieser einfache RACI-Chart, den Adrian Neumeyer, Gründer und CEO der Website Tactical Project Manager, für ein fiktives Bauprojekt erstellt hat.

Fallstricke und wie man sie vermeidet

An dieser Stelle möchten wir auch auf die fünf häufigsten Fehler eingehen, die Menschen beim Erstellen von RACI-Charts unterlaufen. Achte auf die folgenden Punkte, damit es in deinem Projekt nicht zu Problemen kommt.

1. Zu sehr ins Detail gehen.

• Der RACI-Chart ist nicht der Projektplan. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollten nicht detailliert auseinandergenommen oder gar in Tages- oder Wochenaufgaben unterteilt werden.
• Falls es zu Verwirrung kommt oder Teammitglieder nach mehr Details fragen, wird es Zeit, den Projektplan herumzuschicken.

2. Dieselbe Matrix für jedes Projekt verwenden

• Die RACI-Chart-Vorlage kann zu Standardisierungszwecken wiederverwendet werden und wird üblicherweise auch als Grundlage beibehalten. Doch die Komplexität und die Meilensteine eines jeden Projekts unterscheiden sich, und das sollte auch im RACI-Chart deutlich werden.

3. Fehlende Konsistenz

• Die als rechenschaftspflichtig angegebene Person sollte die Entscheidungsträgerin für alle ihr im Diagramm zugewiesenen Aufgaben, Schritte, Aktivitäten und Meilensteine sein. Wenn das Team bei der tatsächlichen Ausführung von den festgelegten Projektrollen abweicht, führt dies zu Misstrauen und Verwirrung und der Nutzen des RACI-Charts schwindet.

4. Zu viele Spalten hinzufügen

• Jede Aufgabe/Spalte im Diagramm sollte eine potentielle Entscheidung erfordern. Verwaltungsaufgaben wie Team-Meetings gehören also nicht hierher.

1. Zuständigkeit u nd Rechenschaftspflicht vermischen

• Die als „zuständig“ angegebene Person sollte nicht auch für dieselbe Aufgabe „rechenschaftspflichtig“ sein. Nur sehr selten hat die Person, die eine bestimmte Aufgabe ausführt („zuständig“), gleichzeitig auch die Autorität, die Arbeit zu genehmigen oder Entscheidungen zu treffen („rechenschaftspflichtig“).

Wir möchten von dir hören!

Wir haben erläutert, was ein RACI-Chart ist oder nicht ist, und dir einige wichtige Tipps gegeben. Jetzt solltest du wissen, wie du mit einem RACI-Chart Klarheit bei Erwartungen schaffen, Unsicherheit bei Rollen vermeiden und den Entscheidungsprozess verbessern kannst.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Sie stellen keine Empfehlung von Software Advice dar.