Ein gutes Offboarding wird viel zu oft vernachlässigt. Unsere Offboarding-Checkliste hilft dir, bei ehemaligen Mitarbeitern einen guten Eindruck zu hinterlassen.

HR-Abteilungen durchdenken ihren Onboarding-Prozess oft bis ins kleinste Detail und achten genau darauf, neue Angestellte freundlich willkommen zu heißen und schnell mit allem vertraut zu machen. Und das zu Recht.

Doch was ist, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?

Die anfängliche Fürsorge für die Mitarbeitenden scheint verschwunden zu sein, sobald sich das Arbeitsverhältnis dem Ende zuneigt. Doch das ist ein großer Fehler.

Ein durchdachter und genau geplanter Offboarding-Prozess reduziert nicht nur rechtliche und sicherheitsbezogene Risiken und bietet die Chance, ehrliches Feedback zu Verbesserungsmöglichkeiten zu erhalten, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Personen als „ Bumerang-Mitarbeiter“ zukünftig zurückkehren.

Unsere Mitarbeiter-Offboarding-Checkliste soll Personalverantwortlichen helfen, diese Lücke zu schließen. Die folgenden Schritte sorgen für einen möglichst reibungslosen Übergang.

Mitarbeiter-Offboarding-Checkliste

 Die Änderung schnell kommunizieren

Wenn ein Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird, ist man schnell in Versuchung, die Veränderung erst dann allen anderen mitzuteilen, wenn alle Details klar sind:

• Wann ist der letzte Tag des Mitarbeiters?
• Wer übernimmt in der Zwischenzeit seine Aufgaben?
• Wie schnell kann eine Stellenanzeige für die nun offene Stelle veröffentlicht werden?

Je länger du jedoch wartest, desto wahrscheinlicher wird es, dass die anderen Angestellten sich diese Fragen selbst beantworten und möglicherweise Falschinformationen verbreiten.

Bitte das Management darum, sowohl die betroffene Abteilung als auch die Personalverwaltung so bald wie möglich über eine Kündigung zu informieren, damit keine Gerüchte entstehen. Eine einfache E-Mail reicht hierzu aus. Vergiss nicht, der Person für die Zukunft alles Gute zu wünschen und, falls angemessen, den Grund für ihr Ausscheiden zu nennen.

Sobald die Personalabteilung Bescheid weiß, sollte sie die Lohnbuchhaltungs- und IT-Abteilung informieren, damit diese mit dem Offboarding-Prozess beginnen können.

Den Papierkram vorbereiten

Das nächste notwendige Übel ist der Papierkram. Beim Offboarding sollte Folgendes dokumentiert werden:

• Kündigungs- oder Rücktrittsschreiben
• Vertraulichkeitsvereinbarung und/oder Wettbewerbsklausel (falls erforderlich)
• Dokumente zu Sozialleistungen und Vergünstigungen

Eine genaue Dokumentation schützt sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber vor rechtlichen Problemen.

Benefits-Verwaltungssoftware kann in diesem Prozess eine Hilfe sein.

Ein unterzeichnetes Kündigungsschreiben wiederum schützt den Arbeitgeber vor dem Fall, dass ein unzufriedener Mitarbeiter behauptet, keinen Kündigungsgrund mitgeteilt bekommen zu haben.

Damit nichts verlorengeht, solltest du Kopien aller Dokumente in deinem Talentmanagement-System speichern. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, kannst du entweder physische Kopien der Offboarding-Dokumente drucken oder – je nach System – sie vom Mitarbeiter elektronisch unterzeichnen lassen.

Sobald Dokumente unterzeichnet wurden, informiert das System die Personalabteilung automatisch darüber, welche abgeschlossen wurden und welche noch erledigt werden müssen.

Jetzt ist es auch an der Zeit, die letzte Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters fertigzustellen und herauszufinden, ob eine zusätzliche Vergütung für Überstunden oder nicht genutzte Urlaubstage zu leisten ist.  

Den Wissenstransfer starten

Wenn Personen das Unternehmen verlassen, nehmen sie ihre Fähigkeiten und ihr Wissen über das Unternehmen mit. Damit dieses Wissen nicht für immer verloren geht und die nächste Person, die die Stelle besetzt, nicht von vorn beginnen muss, solltest du es dokumentieren.

Der Wissenstransfer sollte beginnen, sobald die Kündigung feststeht. Stell der Person die folgenden Fragen:

• Kannst du deine täglichen Arbeitsabläufe in eine Schritt-für-Schritt-Anleitung aufschlüsseln?
• Gibt es Projekte, die du wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederholst? Welche sind es und wie erledigst du sie?
• Von welchen Dateien muss dein Nachfolger wissen und Zugriff auf sie haben?
• Wer sind deine regelmäßigen Kontakte innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die wir über die Veränderung informieren sollten?
• Gibt es Systeme, in deren Nutzung dein Nachfolger geschult werden muss?
• Was hat in deiner Rolle Priorität?

Mitarbeiter können ihr Wissen in einer Reihe von Dokumenten oder in einem umfassenderen Wissensmanagement-System speichern, sodass Best Practices im gesamten Unternehmen geteilt werden können.

Ein Austrittsgespräch führen

Letzte Gespräche mit scheidenden Mitarbeitern werden oft als nutzlose Formalität betrachtet. Warum sollte jemand, der während seiner Zeit im Unternehmen ungern ehrliches Feedback gegeben hat, das plötzlich im Nachhinein tun?

Ein gut geführtes Gespräch bietet jedoch gute Chancen, doch noch mehr zu erfahren, und ist ein wertvolles Werkzeug, um Schwachstellen im Unternehmen aufzudecken. Außerdem besteht die Möglichkeit, der Person mitzuteilen, dass du auf ihre Beschwerden eingehen wirst, falls sie zurückkehrt.

„Austrittsgespräche haben das Potenzial, unheimlich hilfreiche Einblicke in die Stärken und Schwächen eines Unternehmens zu bieten, Verbesserungsbedarf aufzuzeigen und Aufschluss über die Konkurrenz zu geben.“

Amber Hyatt

SPHR, SHRM-SCP und Director of Product Marketing bei SilkRoad

Bei einem Abschlussgespräch solltest du die folgenden Fragen stellen:

• Wie war der Job im Vergleich zu den Erwartungen, die du am Anfang hattest?
• Verfügtest du über die notwendigen Ressourcen und die Unterstützung, die du brauchtest, um deinen Job effektiv zu erledigen?
• Würdest du dieses Unternehmen Freunden empfehlen, die gerade auf Jobsuche sind? Warum oder warum nicht?
• Gibt es etwas, das dich davon hätte überzeugen können, bei uns zu bleiben?
• Wie war dein Verhältnis zu deinen Vorgesetzten?
• Was ist der wichtigste Punkt, in dem wir uns verbessern müssen?

Da mit direkten Vorgesetzten häufig Konflikte bestehen, sollte idealerweise eine neutrale Person (etwa aus dem Personalverwaltungsteam) das Gespräch führen, damit alle sich wohl fühlen.

Versichere der kündigenden Person, dass ihre Antworten vertraulich oder mindestens anonym behandelt werden und dass du alle Probleme, die sie erwähnt, näher betrachten und angehen wirst.

Zuletzt: Nimm alle Kritik ernst. Wenn du feststellst, dass bestimmte Probleme immer wieder erwähnt werden, weißt du, durch welche Veränderungen du die Mitarbeiterbindung stärken und verhindern kannst, dass wertvolle Arbeitskräfte dein Unternehmen verlassen.

Unternehmenseigentum zurücknehmen

Wenn sich ein Arbeitsverhältnis dem Ende zuneigt, ist es wichtig, dass du alles wiedererhältst, was dem Unternehmen gehört. Dazu zählen nicht nur physische Gegenstände oder Geräte, sondern auch Zugriffsrechte auf Software und Netzwerkdienste.

Sammle am letzten Tag deines Mitarbeiters alle vom Unternehmen ausgegebenen Geräte wie Smartphones oder Laptops, Arbeitskleidung, Schlüssel, Ausweise, Taschen oder Zugangskarten ein. Außerdem solltest du auf den Namen des Mitarbeiters laufende Spesenkonten oder Unternehmenskreditkarten schließen und eventuelle Gebühren oder Rückzahlungen bearbeiten.

In einer Studie von OneLogin (Link in Englisch) gab eines von 20 Unternehmen an, keine Möglichkeit zu haben, um herauszufinden, ob ehemalige Mitarbeiter noch Zugriff auf Netzwerkdienste haben.  Identitätsmanagement-Software hilft Unternehmen, diese Situation zu vermeiden, indem unbefugte Nutzer fern gehalten und verschiedene Zugriffsebenen für verschiedene Personen festgelegt werden.

An Angestellte verliehenes Firmeneigentum solltest du in einer Tabellenkalkulation oder einem umfassenderen IT-Asset-Management-System verwalten, damit du weißt, was jemand an seinem letzten Tag zurückgeben muss.

Spaß haben!

Wir haben viel über die bürokratischen und mühsamen Aspekte des Offboardings geredet, doch nicht alles an diesem Prozess muss unangenehm sein. Besonders langjährige Angestellte haben eine schöne Verabschiedung verdient, die gerne auch Spaß machen darf.

Das ist nicht nur eine Ausrede zum Feiern: Nicht nur ein guter erster Eindruck kann einen großen Unterschied machen, sondern auch der letzte Eindruck begleitet eine Person weit über ihren letzten Arbeitstag hinaus.

Einige Ideen:

• Lass alle Angestellten eine Karte unterschreiben und ihre guten Wünsche hinzufügen
• Plane ein gemeinsames Mittagessen oder eine Party zu Ehren der Person (natürlich auf Unternehmenskosten!)
• Besorge ein persönliches Geschenk, das ganz auf die Person zugeschnitten ist

Die Tür für eine Rückkehr offen halten

In vielen Unternehmen herrscht die Vorstellung vor, dass das Ausscheiden eines Mitarbeiters das Ende seiner Beziehung zum Unternehmen bedeutet.  

Doch insbesondere in den aktuellen Zeiten des Fachkräftemangels beginnt sich dieses Denken zu ändern. Das Tabu der Einstellung von „Bumerang-Mitarbeitern“ ist längst keines mehr.

Eine Umfrage von WorkplaceTrends.com fand heraus, dass 76 Prozent der Personalverantwortlichen der Wiedereinstellung ehemaliger Angestellter positiver gegenüberstehen als in der Vergangenheit.

Bevor jemand das Unternehmen verlässt, solltest du also einige Schritte ergreifen, um die Tür zurück für die Person offenzuhalten.

Eine Möglichkeit ist der Aufbau eines Netzwerks aus ehemaligen Mitarbeitern:

• Lade ehemalige Angestellte beim Verlassen des Unternehmens in ein Netzwerk ein, etwa über LinkedIn oder ein formelles Alumni-Management-System.
• Nutze das Netzwerk, um Neuigkeiten zum Unternehmen zu teilen, Feedback einzuholen oder um Empfehlungen für offene Stellen zu bitten.

Falls ein solches Netzwerk nicht infrage kommen sollte, sorge mindestens dafür, dass du die aktuellen Kontaktdaten aller ehemaligen Angestellten hast und ihr Profil in deinem Recruiting-System gespeichert ist. Wer weiß, vielleicht hast du schon bald die perfekte Stelle offen, die die Person davon überzeugt zurückzukommen.

Alles abschließen

Nachdem die Person das Unternehmen verlassen hat, gilt es als Letztes, Liegengebliebenes zu erledigen und dafür zu sorgen, dass alles ordentlich abgeschlossen wird. IT- und Personalabteilung sowie die Vorgesetzten der Person sollten Folgendes erledigen:

• IT-Abteilung: Das Nutzerkonto der Person aus allen Systemen löschen und das Passwort für gemeinsam genutzte Konten ändern. Anrufe und E-Mails an Vorgesetzte oder an eine Vertretung weiterleiten.
• Personalabteilung: Das Organigramm des Unternehmens aktualisieren, ggf. Versicherungsanbieter informieren und den Status der Person im Personalverwaltungssystem ändern. Auch der Schreibtisch bzw. Arbeitsbereich der Person sollte aufgeräumt und neu eingerichtet werden – schließlich ist es wenig motivierend, am ersten Arbeitstag noch Dinge von der Person zu finden, die die Stelle zuvor inne hatte.
• Management: Die Person aus anstehenden Meetings entfernen und alle Beteiligten informieren, falls sich Zuständigkeiten kurzfristig ändern.

Aufgabenlisten in einem Talentmanagementsystem oder Projektmanagementsoftware senden auf Wunsch automatische Erinnerungen bei unerledigten Aufgaben und sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Es kann ein logistischer Albtraum sein, nach einer Kündigung sämtliche Aufgaben einer Person im Blick zu behalten und neu zuzuweisen. In unserem Talentmanagement-Softwareverzeichnis kannst du Tools vergleichen, die all diese Offboarding-Aufgaben für dich automatisieren.