Spendesk

Vorteile

Es hat lange gut funktioniert und der Service war ok

Nachteile

Plötzlich wurde das gesamte System umgestellt und man musste durch einen aufwändigen Prozess. Massenhaft Unterlagen und Dokumente vom Mietvertrag bis zur Gesellschafterstruktur wurden angefragt, ein komplizierter Prozess auf der Platform wurde angestoßen. Folgt man dem nicht, wird der Zugang gesperrt und Kunden werden alleingelassen. Kein Verlass mehr auf diese Platform.

Vorteile

BELEGE: seit Spendesk fehlen keine Belege zu Zahlungen der Kreditkarte mehr. Größter und wichtigster Punkt. Des Weiteren sind alle Kollegen sehr zufrieden mit dem Programm, da es endlich eine einfache und schnelle Zahlungsmöglichkeit direkt für den Fachbereich gibt.

Nachteile

Da wir mehrere Konten bzw. mehrere Unternehmen in Spendesk haben, haben wir auch die gleichen Buchhaltungseinstellungen etc. Leider muss ich die Einstellungen immer pro Unternehmen machen und kann nicht eine Einstellung für alle Unternehmen hinterlegen. Das ist leider dann etwas mühselig, wenn sich Dinge ändern, da ich die Einstellung dann 8 mal anstelle von 1 mal machen muss.

Vorteile

Man hat alle Geschäftsausgaben auf einen Blick. Mitarbeiter können viel selbständiger Zahlungen tätigen, Subscriptions abschließen und Belege selbst hochladen. Belege können auch automatisch als PDF vom Provider an Spendesk geschickt werden und werden dort automatisch der Zahlung zugeordnet. Durch diese Möglichkeiten wird der administrative Aufwand erheblich reduziert.
Besonders bei dem Thema Private Expense Claims ist die Handhabe über die App sehr einfach. Wenn der Mitarbeiter unterwegs ist, und etwas privat bezahlt, kann er den Beleg direkt am Handy einscannen und der Sachbearbeiter intern kann den Expense direkt über Spendesk zurück erstatten.

Nachteile

Leider gab es immer mal wieder kleine Hickups mit der Xero Integration, aber die wurden bisher immer sehr zuverlässig vom Spendesk Kundenservice behoben.
Was in meinen Augen noch verbessert werden könnte, ist die Abrechnung von Kilometerpauschalen, hier müssen die Strecken immer einzeln und von Neuem eingegeben werden. Das bläht nicht nur die Eingabe sondern auch die Anzahl der Approval Requests auf.

Vorteile

Das man alles unter Kontrolle halten kann.

Nachteile

The inability to optimize some options after having created a virtual card.

Vorteile

Die Einführung sowie Onboarding für den ganzen Team war super easy. DATEV Anbindung funktionierte sofort. Wir sparen Zeit und Stress im Handling von allen Spesen und Kreditkarten Abwicklung.

Nachteile

Wir würden uns mehr Reportingsfunktionen wünschen, per Team, per Zeitraum, per Kostenart...
Wir würden gern mehr Funktionen haben im Rechnungseingang/Verbindlichkeiten Management.

Vorteile

Intuitive Bedienung, tolle Übersicht, in einem Satz: Spendesk ist die beste Möglichkeit einfach mit der Buchhaltung zu kommunizieren

Nachteile

Nein, selbst an eine gute App wurde gedacht

Vorteile

Das Vorkontierungsprozess ist ganz einfach, nimmt nicht so viel Zeit und man kann die Ausgaben einfach in Datev exportieren bzw. buchen.
Spendesk finde ich ganz cool und würde es sehr weiter empfehlen.

Nachteile

Die Kostenstellen Prozesse sind nicht so top! Meiner Meinung nach sollte das noch verbessert werden.

Vorteile

Sehr nutzerfreundliches Software Tool für die Reisekostenerfassung mit effizienter, zeitsparender Nutzung und gutem Freigabeworkflow.

Nachteile

Die Erfassung von Diestreisen mit dem PKW sollte alternativ auch manuell möglich sein (für Fälle, in denen der tatsächliche Weg nicht der kürzesten Strecke entsprach).

Vorteile

Einfache Prozesse für komplizierte Angelegenheiten

Nachteile

Nichts, alles ist weitgehend okay. Man kann gut arbeiten.

Vorteile

Sie ist sehr einfach und intuitiv zu verstehen, so dass keine lange Einarbeitung notwendig ist

Nachteile

Kann ehrlich nicht sagen, was mir nicht gefallen hat, also bisher alles tutti

Vorteile

Der Bot zum Einlesen der Rechnungen ist wirklich fantatisch gut, es funktioniert fast alles von selbst. Meistens muss man nur nochmal kurz kontrollieren.
Auch das Feature, um Rechnungen direkt an eine Spendesk-Mail schicken zu lassen, funktioniert hervorragend.

Nachteile

Kreditkarten mit flexiblen Limit (z.B. für ein Abo auf Lizenzbasis, dass sich monatlich durch neue MA verändert), Kreditkarten mit jährlicher Wiederholung

Vorteile

Sehr einfach, die Mitarbeiter können ihre Belege einfach hochladen, ohne dass wir sie daran erinnern müssen

Nachteile

Manchmal habe ich Probleme mit dem bezahlen, es gibt ein Error, aber es functionier später.

Vorteile

Einfach, benutzerfreundlich, Belege können einfach geladen werden

Nachteile

Funktionell OK, aber manchmal braucht das System relativ lang um zu reagieren.

Vorteile

Einfache Benutzbarkeit und schnelle Auszahlung.

Nachteile

Sehe ich keine. Es ist alles rundum passend.

Vorteile

Scann Funktion am Handy, Eintragen von Verpflegungsaufwand, Eigenen Pin für Karte festlegen

Nachteile

Aufwändig bereits eingereichte Rechnungen zu ändern, muss komplett zurückgezogen werden (falls Frühstück etc. vergessen worden ist)

Vorteile

Einfacher Prozess um Rechnungsfreigaben und weitere Ausgaben der Firma einzutragen, organisieren und weiterleiten

Nachteile

Habe bisher kein Problem mit Spendesk gehabt, alles hat super funktioniert

Vorteile

- Einfach Eintragung der Spesenabrechnung
- Schnelle Rückerstattung der ausgelegten Spesen

Nachteile

Man muss für jeden einzelnen Posten einen neuen Antrag stellen. Einfacher wäre eine Sammeleinreichung von Rechnungen + z.B. Pendlerpauschale.

Vorteile

Allows you to create personalized physical and virtual cards in order to avoid borrowing cards and losing control over responsible spending.
If you contact support before purchasing, it will provide you with a personalized demo.
It appeals to me because it has a simple and user-friendly interface that makes tracking card usage simple.

Nachteile

This platform has nothing that I dislike about it.

Vorteile

Its easy to setup and easy to use. Approval process is easy and the data is visible in a neat form

Nachteile

Approval across multiple entities is very elementary. Workflow is rigid and integration with some tools is not easy

Vorteile

Easy to use and solved our need at the time

Nachteile

When we left as a customer, they stole the £3k in our account and have still not returned it months later

Vorteile

The ease of use of the system plus how it integrates through API to netsuite our accounting system

Nachteile

We have had experience were credit card get blocked quite alot

Vorteile

First introduction to this form of payment software and dramatically reduced the time we spent chasing receipts and reconciling payments.

Nachteile

Customer service was slow to respond and often unhelpful. Some major vendors did not accept Spendesk cards as payment.

In Betracht gezogene Alternativen

Warum Spendesk gewählt wurde

Gründe für den Wechsel zu Spendesk

Vorteile

100% control over all teams and their spendings
Easy to use via app or directly on the platform
Streamlining of Cash-out
Customization of fields for export incl. cost center logic

Nachteile

Missing export file with images for German accounting software Datev

In Betracht gezogene Alternativen

Gründe für den Wechsel zu Spendesk

Vorteile

We use the tool mainly to track our business expenses. It has a breadth of features that helps in handling day to day financial services in our organisation.

Nachteile

The tool feature are responsive but it's pricey.

Vorteile

It comes with amazing travel management features
It makes spend management and accounting easy
It is helpful when it comes to payment processing

Nachteile

It is all a business needs for spend management as well as accounting and no dislikes.

Vorteile

The platform is super easy to navigate and use. It's intuitive to make a supplier payment request and track its status. Once I've paid, the system sends reminders to upload receipts. I like the fact you can drag + drop files into requests. We use virtual credit cards to for credit card purchases, too. The mobile app is super helpful for the same uses, too.

Nachteile

If I want to submit an expense claim with several different receipts, I have to upload them one-by-one rather than drag + drop all into one request. The mobile app also does not support multi-receipt expense claims, they have to be individual requests.

Vorteile

Really easy to use in terms of submitting expenses, good UI - much simpler than some other competitors. Doesn't involve endless steps and you can customise approvers etc.

Nachteile

I think it'd be good if it did nudge notifications to approvers so you get reimbursed quicker as some people are just terrible at this so it'd be a good feature.

Vorteile

Use it mainly when I need to use a virtual card for an emergency for my customers great interface never has any trouble with it

Nachteile

Not much to not like. It’s working the way it should

Vorteile

- Spendesk allows to automate payments & approvals for business expenses and provides great overview over who owns which transactions, establishing great accountability
- The accounting integration (in Germany) was easy and straightforward
- Great approval flows
- It's possible to set up multiple teams & entities, modeling complex organizational structures

Nachteile

- Due to a change in Spendesk's internal processes in preparation for Brexit the onboarding process took 3-4 weeks, which wasn't well communicated in advance
- Each credit card's limit must be backed by money pre-loaded onto the bank account - and each card's limit needs to be 100% backed, effectively tying up an entire month of "worst case scenario" working capital
- Currency conversion charges are quite high

Vorteile

Spendesk is very easy to use and at an affordable price point. Since it is cloud-based, I can access it from any computer, at home or the office. It is sleek and easy to find what I'm looking.

Nachteile

Since it is a cloud-based software, it is dependent on a reliable internet connection

Vorteile

Easy to use, the app has an intuitive design. The customer support is fast and efficient.

Nachteile

I had a few payment failures but they solve the issue almost immediately.

Vorteile

It's extremely easy to use, no time to waste. Spendesk can help a company to increase its effectiveness.

Nachteile

Be able to do different payments with a temporary Virtual Credit Card.

Vorteile

Intuitive, practical, incredible support.

Nachteile

Chatbot is always displayed even if I don't need help

Vorteile

issue 1 card per subscription with budgets
autonomy given to the other guys in my teams -> they can do the purchases themselves and I can use the customized approval flow to delegate the validation

Nachteile

I am the one not putting my invoices on the platform now and my accountant knows exactly that this is not on one of my employees' side

Vorteile

The app - the ability to instantly upload receipts on the go (and reminders if you don't!), updates on balance, pin easily available through the app.

Nachteile

The sign up process wasn't as smooth as it could have been, I can't remember why or how now as it was a while ago but I remember getting my card in the post, with little instruction/information about what to do next. I then managed to 'sign up' but didn't register my card for ages as I thought I'd done that by signing up.

Vorteile

Spendesk allows me to pay in a B2B environment, while having full visibility on realtime spending and accounting at the end of the month!

Nachteile

I wish I had known before that I could connect Spendesk with my accounting software: I would have saved so much time!

Vorteile

Spendesk has been invaluable in making it easy and straight forward to make company purchases. Setting up purchases is quick and painless, and if managed correctly easy to track all of your spending and invoices.

Nachteile

Would maybe like an option to create a department card which can be used multiple times but still has the limits and tracking capabilities, but which doesn't fall under the subscription use case.

Vorteile

- The speed of funds being ready to spend on my card after making my request and it being authorised.
- Not being reliant on company card holder being in the office to use the company card

Nachteile

I haven't experienced any issues with spendesk so far

Vorteile

Automatic supplier identification and the ability to invoice the amount of documents uploaded. The user reminder feature is very useful, as well as its reports.

Nachteile

It would be interesting to be able to select the expiration date of the issued credit cards. Also, physical credit cards should somehow enforce company spending policies.

Vorteile

The fact that a physical card becomes useless and that I can delegate payments and bookings to team members whilst keeping the control over the costs

Nachteile

The few times the generated card doesn’t work

Vorteile

It's great to make purchases and ideal that I need not use my own card for online payments

Nachteile

There was an issue with where my approvals went initially though this may be because of my direct report within the company

Vorteile

Software user interface, easy of use. End-to-end, very well though-trough experience and features.

Nachteile

Heavy pricepoint for smaller companies like us.

Vorteile

Je l'utilise dans le cadre de mon travail où il est nécessaire d'avoir un moyen de paiement à disposition quotidiennement. Je peux donc faire tous les petits achats dont j'ai besoin. Le suivi est simple. Mon manager peut suivre en temps réel mes dépenses et je peux recharger la carte via une demande qui est traité dans les minutes qui suivent.

Nachteile

J'utilise le logiciel depuis 10 mois et je n'ai eu aucun soucis jusqu'à maintenant, ni de désagrément d'utilisation.

Vorteile

Interface très agréable et complète, gestion des cartes virtuelles super pratique

Nachteile

Le prix et la difficulté à paramétrer la comptabilisation des dépenses

Vorteile

Très simple d'utilisation et complet ! Les notes de frais sont faciles à rentrer

Nachteile

Pas essayé la version mobile car toujours sur ordinateur

Vorteile

Très grande simplicité à l'usage, la version app permet de demander, gérer et suivre ses remboursement à tout moment.

Nachteile

Ne pas pouvoir associer plusieurs justificatifs différents pour une seule note de frais. (sauf erreur…)

Vorteile

there's nothing i don't like, all is ok for me

Nachteile

the application, it' simply, pratical. all the informations usefull at the same place

Vorteile

Un outil extrêmement simple à utiliser, en tout cas, pour l'usage que j'en ai, c'est parfait !

Nachteile

Absolument aucun, tout me convient pour mon usage simplifié :)

Vorteile

The user experience was very correct. you could manage your tool very easy, and modify your accounting settings quickly.

Nachteile

We were working with EUR and USD but we needed the GBP coverage. The multi currency was not very good covered, and we changed to other product. The reporting was not very good.

Vorteile

Le paiement en ligne est simple, rapide et très sécurisé, les cartes virtuelles sont crées instantanément et le paiement 3D secure fonctionne parfaitement. La gestion des notes de frais est également très simple et rapide !

Nachteile

L’outil est très bien pensé, le support client est peut être un peu moins rapide que le reste.